En tant qu’organisation, la collecte, l’utilisation et le partage de renseignements font partie intégrante de nos activités quotidiennes. Qu’il s’agisse de promouvoir notre communauté, de gérer des transactions ou de communiquer avec nos citoyens, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels demeurent une priorité. Nous nous engageons à respecter les plus hautes normes éthiques en traitant vos renseignements personnels avec le plus grand soin et respect.
La présente Politique de confidentialité des renseignements des citoyens vise à préciser nos méthodes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels que vous nous confiez. En interagissant avec notre municipalité, que ce soit en ligne par l’entremise de notre site Web, lors de nos événements, ou en communiquant avec nous par courriel, en personne ou par téléphone, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément aux lignes directrices décrites dans cette politique de confidentialité.
Vous autorisez également notre municipalité, ainsi que nos partenaires et fournisseurs de services, à utiliser vos renseignements personnels aux fins décrites dans la présente politique.
Veuillez noter que la politique de confidentialité de notre organisation ne s’applique pas aux sites Web tiers pouvant être liés au nôtre. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites externes. Nous vous recommandons de consulter leurs politiques avant de leur transmettre des renseignements personnels.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : NATURE ET UTILISATION
En tant qu’organisation axée sur les services aux citoyens et aux visiteurs, nous accordons la plus grande importance à la transparence et à la responsabilité dans la gestion des renseignements personnels. Nous nous engageons à recueillir uniquement les renseignements nécessaires à l’amélioration de nos services et à l’optimisation de l’expérience citoyenne. Voici les catégories de renseignements pouvant être recueillis :
Coordonnées : Noms, adresses postales et électroniques, dates de naissance et numéros de téléphone afin de faciliter les communications et la gestion des relations avec les citoyens.
Historique des transactions : Détails liés aux achats, factures et renseignements financiers, tels que les modes de paiement ou les comptes bancaires, permettant de traiter les transactions.
Consentement : Collecte du consentement lorsque requis pour le traitement des renseignements.
Services fournis : Renseignements concernant les services utilisés afin d’en assurer le suivi et d’offrir des améliorations personnalisées.
Préférences de communication : Choix de communication et réponses à des sondages permettant d’adapter nos services.
Utilisation du site Web : Analyse des interactions avec notre contenu en ligne afin d’améliorer nos plateformes.
Informations mobiles : Aucune information mobile ne sera partagée ou vendue à des tiers ou à des entités affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Toutes les catégories ci-dessus excluent les données d’inscription et le consentement de l’émetteur de messages texte ; ces informations ne seront partagées avec aucun tiers.
Recrutement : Lorsque vous présentez une candidature à un emploi, vos renseignements sont traités uniquement à cette fin.
Renseignements sensibles : Avec votre consentement explicite, nous pouvons traiter certaines catégories particulières de renseignements sensibles lorsque cela est pertinent et avec les mesures de protection appropriées.
Autres renseignements personnels : Toute information additionnelle que vous choisissez de nous communiquer.
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des personnes de moins de 14 ans. Si vous êtes mineur, vos renseignements ne doivent être communiqués qu’avec le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal. Si nous découvrons que des renseignements ont été recueillis sans ce consentement approprié, nous prendrons les mesures nécessaires pour les supprimer de nos systèmes.
COMMENT OBTENONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Notre organisation recueille principalement vos renseignements personnels directement auprès de vous et par l’entremise des différents points de contact que nous partageons. Les renseignements sont notamment recueillis dans les situations suivantes :
- Lors de l’inscription ou de l’abonnement à nos services ou infolettres;
- Lorsque vous participez à des promotions, concours ou événements spéciaux;
- Lorsque vous effectuez un achat ou une transaction financière avec la municipalité;
- Si vous participez à un programme de fidélisation ou à des sondages visant à améliorer nos services;
- Lors de la prestation de nos services, que ce soit par téléphone, en personne, en ligne ou par notre service après-vente;
- Lorsque vous communiquez directement avec nous par courriel, téléphone ou via notre site Web.
Nous pouvons également recueillir des renseignements accessibles au public ou publiés sur des plateformes en ligne, incluant notre site Web.
UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels, avec votre consentement ou selon une base légale appropriée, notamment pour :
- Fournir et améliorer nos services, gérer nos opérations, respecter nos engagements contractuels et assurer la prestation de nos services;
- Assurer le paiement de nos services, y compris le recours à des agences de recouvrement ou à des procédures légales pour récupérer les sommes dues;
- Respecter nos obligations légales et réglementaires ainsi que nos politiques de gestion des risques;
- À des fins de marketing et de développement, notamment pour vous informer de nouveaux services, développements municipaux et événements si vous avez choisi de recevoir ces communications;
- Prévenir la fraude et effectuer des vérifications de conformité conformément aux lois applicables et aux meilleures pratiques;
- Améliorer votre expérience utilisateur sur nos plateformes numériques et adapter le contenu à vos besoins;
- Effectuer des recherches et analyses visant à mieux comprendre les besoins des utilisateurs et à améliorer nos services;
- Gérer le processus de recrutement et évaluer les candidatures;
- Faire respecter nos droits, satisfaire à nos obligations de divulgation ou protéger les droits de tiers.
Nous nous engageons à utiliser vos renseignements personnels uniquement aux fins légitimes pour lesquelles ils ont été recueillis ou à des fins compatibles, conformément à la Loi 25 et à la présente politique.
PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : CADRE ET GOUVERNANCE
Notre municipalité s’engage à gérer les renseignements personnels avec diligence. Ceux-ci peuvent être partagés uniquement dans le cadre strict de nos activités et avec des parties sélectionnées :
Partenaires et affiliés
Vos renseignements peuvent être transmis à des entités partenaires uniquement afin de fournir les services demandés, avec votre consentement explicite et conformément à leur finalité initiale.
Fournisseurs de services externes
Nous faisons appel à des fournisseurs tiers pour certains services opérationnels (gestion de la relation citoyenne, analyse de données, soutien informatique, etc.). Leur accès est limité aux renseignements nécessaires à l’exécution de leurs mandats et ils sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité.
Autorités légales
Conformément aux lois applicables, nous pouvons être tenus de divulguer certains renseignements personnels aux autorités compétentes ou pour respecter des obligations légales.
Notre organisation utilise également certaines plateformes tierces pour offrir du contenu et des offres promotionnelles. Ces plateformes peuvent utiliser des témoins de connexion (« cookies ») ou technologies similaires afin de recueillir des renseignements sur votre navigation et vous présenter de la publicité adaptée à vos intérêts. Vous pouvez gérer ces témoins à partir des paramètres de votre navigateur.
PÉRIODE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Notre municipalité s’engage à ne pas conserver les renseignements personnels au-delà de la durée nécessaire pour atteindre les objectifs prévus dans la présente politique ou conformément aux exigences légales.
Les critères utilisés pour déterminer les périodes de conservation incluent notamment :
- La durée de notre relation avec vous;
- Les obligations légales ou réglementaires applicables;
- Les besoins liés à notre position juridique, notamment pour les délais de prescription ou les audits;
- Lorsque les renseignements ne sont plus requis, ils sont supprimés ou anonymisés de façon sécuritaire.
Pour obtenir plus d’information sur les périodes de conservation applicables, veuillez communiquer avec nous.
LOCALISATION ET GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Stockage et sécurité des données
Les renseignements personnels sont conservés dans des bases de données sécurisées sur place ou auprès de fournisseurs externes soumis à des obligations strictes de confidentialité. Les environnements sont protégés par des protocoles de sécurité reconnus.
Emplacement physique
Nos principaux serveurs sont situés dans un centre de données sécurisé au Québec. Afin d’assurer la redondance et la disponibilité des données, certains serveurs de sauvegarde peuvent être situés dans d’autres provinces ou pays, tout en respectant les exigences de la Loi 25.
Transferts internationaux
Lorsqu’un transfert de renseignements personnels hors Québec est nécessaire, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de nous assurer que le niveau de protection offert demeure adéquat.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection de vos renseignements personnels constitue une priorité.
Mesures de sécurité appliquées
Nous appliquons des normes de sécurité reconnues afin de protéger les renseignements personnels contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Prévention et gestion des incidents
Des procédures strictes sont mises en place pour prévenir les incidents de sécurité. Notre personnel est formé afin de reconnaître et gérer efficacement toute atteinte à la sécurité.
Accès limité
L’accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel dont les fonctions nécessitent cet accès.
Assurance et gestion des risques
Bien qu’aucun système ne soit infaillible, nous nous engageons à maintenir des mesures de protection adéquates et à informer rapidement les personnes concernées en cas d’incident de confidentialité présentant un risque sérieux.
DROITS DES PERSONNES CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Conformément aux lois applicables, toute personne dispose notamment des droits suivants :
- Droit d’accès à ses renseignements personnels;
- Droit de rectification des renseignements inexacts ou incomplets;
- Droit de demander la cessation de diffusion ou la désindexation de certains renseignements;
- Droit à l’anonymisation dans certains cas;
- Droit d’être informé lorsqu’une décision est prise de façon automatisée;
- Droit d’être informé de l’utilisation de technologies de suivi et de pouvoir les contrôler.
Toute personne peut également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
Pour exercer ces droits, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous.
UTILISATION DES TÉMOINS DE CONNEXION (« COOKIES »)
Notre organisation utilise des témoins de connexion et technologies similaires afin d’améliorer votre expérience utilisateur, assurer la sécurité de nos plateformes, analyser le trafic du site et mesurer l’efficacité de nos campagnes de communication.
COMMUNICATION AVEC LA MUNICIPALITÉ
Pour toute question, commentaire, plainte ou demande concernant la présente politique de confidentialité ou l’exercice de vos droits relatifs aux renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
Sarah Bertrand
Courriel : info@campbellsbay.ca
Téléphone : 819-648-5811
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de nos pratiques, de nos services ou des exigences légales. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.
La présente version de la politique a été révisée le 26 mars 2024.